De Nimisha V S
Comparar e combinar são dois recursos muito úteis do microsoft Word mas raramente usado pela maioria de nós devido à nossa ignorância sobre esses recursos. Esses recursos nos permitem comparar dois documentos e encontrar a diferença entre eles. Então, primeiro vamos ver algumas situações em nosso trabalho diário onde encontramos seu uso.
Em alguns casos, podemos ter versões diferentes do mesmo documento. Podemos precisar comparar essas diferentes versões para ver as mudanças entre elas. Ou podemos precisar combiná-los para gerar uma cópia final do documento. Usando o recurso de comparação, podemos examinar as alterações feitas em cada linha, mesmo incluindo uma alteração no espaço em branco. Outra aplicação desses recursos também vem na preparação de nosso currículo. Normalmente podemos ter mais de uma cópia de retomar preparado para vários fins ou modificado ao longo do tempo. Às vezes, se você quiser comparar ou combinar quaisquer duas cópias para criar um currículo atualizado, o recurso comparar e combinar pode ser de grande utilidade.
À primeira vista, pode parecer que esses dois recursos são os mesmos. Mas eles têm funcionalidades diferentes. O recurso de combinação, na verdade, nos permite encontrar quem fez quais alterações em um documento, além de apenas marcar as alterações. Mas o recurso de comparação apenas compara as diferenças de conteúdo entre dois documentos.
Agora vamos ver como podemos usar esses recursos.
Comparando documentos no Word
1. Abra o Word e você pode encontrar o Comparar opção na guia de revisão. Clique em Comparar.
2. Agora, no menu, selecione Comparar opção de comparar quaisquer dois documentos.
3.Agora a caixa de diálogo de comparação de documentos aparecerá. Temos que selecionar os dois documentos a serem comparados. Selecione um documento original e um documento revisado. Nas configurações de comparação, temos diferentes opções que podem ser verificadas de acordo com nossas preferências. As mudanças podem ser comparadas em nível de palavra ou nível de personagem. É melhor escolher a opção de mostrar as alterações em um novo documento para evitar atrapalhar os documentos originais.
4. Ao clicar em OK, obteremos um novo documento que terá as diferenças marcadas. Na barra lateral podemos ver o número de inserções, exclusões, movimentações e alterações de formatação. Cada mudança será marcada e bem explicada. No novo documento, o texto riscado é excluído, o texto sublinhado em vermelho é adicionado e o texto verde é movido.
5. Por padrão, teremos a cópia original do documento selecionada e exibida no painel direito. Podemos rolar para baixo o documento original no painel direito e o novo documento com as alterações marcadas irá rolar de acordo. Mas temos outra opção para ocultar o documento original. Podemos selecionar essa opção na guia de revisão. Vá para a opção Comparar na guia de revisão -> Mostrar Documentos de Origem-> selecione a opção Ocultar Documento de Origem.
6. Agora, na guia Rastreamento, selecione a opção Balões e clique em Mostrar revisões nos balões.
Agora, no painel direito, podemos ver as revisões no documento marcadas em detalhes no formulário de notificação em balão. Isso facilita a revisão das alterações nos documentos.
7.Se você deseja obter uma cópia final do documento do original e das cópias revisadas, pode fazê-lo facilmente editando o novo documento com todas as alterações marcadas. A qualquer alteração, basta clicar com o botão direito na linha e escolher se deseja aceitar ou rejeitar a alteração. Assim, podemos adicionar as alterações que desejamos e descartar as alterações não necessárias para criar uma cópia final do documento.
Combinando Documentos no Word
O recurso Combinar funciona de maneira semelhante à comparação. Já vimos a diferença em suas funções. Combine pode ser usado para mesclar duas versões de um documento para criar uma cópia final do documento. Quando usamos combinar para gerar um novo documento, todas as alterações no documento revisado tornam-se alterações rastreadas, identificadas pelos autores que fizeram as alterações.
Agora vamos ver como usar a função de combinação:
1. Na guia de revisão, selecione a opção Comparar e clique em Combinar.
2. Na caixa de diálogo Combinar, selecione o original e a cópia revisada dos documentos a serem combinados. Ajuste as configurações de acordo com suas preferências e clique em OK.
Depois disso, você obterá o mesmo layout de antes na opção de comparação. Você pode ver as alterações, clique com o botão direito sobre elas e escolha se deseja aceitar ou rejeitar a alteração. Assim, o novo documento revisado pode ser gerado.
Espero que você tenha uma ideia clara sobre as funcionalidades de comparação e combinação. Use esses recursos úteis para facilitar seu trabalho e economizar tempo.
