Ako vytvárať a používať kategórie v programe Outlook: Zvýšte svoju produktivitu

Zistite, ako môžete najlepšie využiť kategórie Outlooku vo svoj prospech

Toto je komplexný návod na vytváranie a používanie kategórií v programe Microsoft Outlook. Vysvetlili sme všetky podrobnosti, ktoré vám pomôžu pochopiť výhody používania kategórií, a podrobné pokyny na vytváranie, premenovanie a odstraňovanie kategórií.

Okrem toho sa tiež naučíte priraďovať kategórie k e-mailom, stretnutiam, kontaktom a úlohám. Článok tiež poskytne tipy, ako triediť a filtrovať správy podľa predvolenej kategórie.

V tomto článku

• Čo sú kategórie programu Outlook?
• Prečo nemôžem používať kategórie v programe Outlook?
• Ako vytvoriť a používať kategórie programu Outlook?
• 1. Vytvorte kategórie programu Outlook
• 1.1 Desktopový klient
• 1.2 Webová aplikácia
• 2. Premenujte kategórie programu Outlook
• 2.1 Desktopová aplikácia
• 2.2 Webový klient
• 3. Odstráňte kategórie programu Outlook
instagram story viewer
• 3.1 Desktopová aplikácia
• 3.2 Webový klient
• 4. Použite kategórie Outlooku
• 4.1 Priraďte k e-mailu kategórie programu Outlook
• 4.2 Pridajte kategóriu do udalosti v kalendári
• Ako triediť a filtrovať správy podľa kategórie?

Čo sú kategórie programu Outlook?

Mnoho ľudí je zmätených medzi tým, čo je kategória programu Outlook a čo je priečinok programu Outlook. Hoci vedia, že existuje viacero spôsobov prispôsobenia programu Outlook a samotná aplikácia poskytuje rôzne spôsoby triedenia správ, prehľadávania priečinkov, triedenia priečinkov a oveľa viac.

Medzi kategóriami a priečinkami programu Outlook však vždy existuje určitý zmätok. Priečinky programu Outlook vám umožňujú organizovať doručenú poštu a ukladať správy.

Keď presúvate správy do svojich priečinkov, presúvate ich z priečinkov doručenej pošty do týchto priečinkov. Ak chcete nájsť správy, všetko, čo musíte urobiť, je zadať priečinok kategórie a vyhľadať ho.

Na druhej strane kategórie Outlooku predstavujú spôsob, ako vizualizovať a zmeniť farebný kód správ v doručenej pošte.

Keď správe priradíte kategóriu, neopustí doručenú poštu, ale priradí sa jej farba kategórie. Pomocou kategórie farieb môžete ľahko nájsť správu, ktorú hľadáte, zo zoznamu kategórií.

Prečo nemôžem používať kategórie v programe Outlook?

Mnoho používateľov uviedlo, že nemôžu používať kategórie v programe Outlook. Jedným z hlavných dôvodov, prečo tlačidlo Kategória nie je dostupné pre účty IMAP, je, že sa nesynchronizujú späť so serverom.

Okrem toho nebudete môcť priradiť farebnú kategóriu k účtom IMAP, pretože Outlook 2016 má obmedzenie na funkciu farebných kategórií. Ak chcete tento problém vyriešiť, musíte zmeniť účet IMAP na účet POP3.

Ako vytvoriť a používať kategórie programu Outlook?

1. Vytvorte kategórie programu Outlook

1.1 Desktopový klient

1. Spustite počítačovú aplikáciu Outlook.
2. V Tagy kliknutie na sekciu Kategorizovať.
3. Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte Všetky kategórie.
4. Zasiahnite Nový tlačidlo v Farebné kategórie box.
5. V Pridať novú kategóriu zadajte názov kategórie tak, že ju napíšete do textového poľa.
6. Vyberte si vlastnú farbu z Farba rozbaľovacej ponuky.
7. Pomocou Klávesová skratka, pridajte klávesovú skratku pre vašu kategóriu.
8. Kliknite OK uzavrieť Pridať novú kategóriu box a znova kliknite OK pre uloženie vašich preferencií.

1.2 Webová aplikácia

1. Navštívte úradníka Prihlasovacia stránka programu Outlook.
2. Kliknite na nastavenie.
3. Vyberte generál a potom Kategórie.
4. Stlačte tlačidlo + Vytvoriť kategóriu v hornej časti zoznamu kategórií.
5. Pomenujte kategóriu, vyberte pre ňu farbu a potom kliknite na Uložiť.

2. Premenujte kategórie programu Outlook

2.1 Desktopová aplikácia

1. Spustite počítačovú aplikáciu Outlook.
2. V Tagy kliknutie na sekciu Kategorizovať.
3. Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte Všetky kategórie.
4. Vyberte kategóriu, ktorú chcete premenovať a stlačte Premenovať tlačidlo.
5. Do textového poľa zadajte nový názov a kliknite OK aplikujte zmeny.

2.2 Webový klient

1. Navštívte úradníka Prihlasovacia stránka programu Outlook.
2. Kliknite na nastavenie.
3. Vyberte generál a potom Kategórie.
4. Klikni na ceruzka vedľa kategórie a upravte ju.
5. Do textového poľa zadajte preferovaný názov kategórie a kliknite OK. Môžete tiež zmeniť farbu tejto kategórie.

Podľa vyššie uvedenej metódy môžete jednoducho premenovať kategóriu Outlooku a priradiť jej názov podľa vlastného výberu na pracovnej ploche aj vo webovej aplikácii.

3. Odstráňte kategórie programu Outlook

3.1 Desktopová aplikácia

1. Spustite počítačovú aplikáciu Outlook.
2. V Tagy kliknutie na sekciu Kategorizovať.
3. Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte Všetky kategórie.
4. Vyberte kategóriu, ktorú chcete vymazať, a stlačte Odstrániť tlačidlo.

3.2 Webový klient

1. Navštívte úradníka Prihlasovacia stránka programu Outlook.
2. Kliknite na nastavenie.
3. Vyberte generál a potom Kategórie.
4. Klikni na Smeti vedľa kategórie, aby ste ju odstránili.

Pomocou vyššie uvedených metód môžete jednoducho odstrániť kategórie v počítači, ako aj vo webovej klientskej aplikácii MS Outlook.

Prečítajte si viac o tejto téme

• Kalendár programu Outlook neumožňuje úpravy: 3 spôsoby, ako to opraviť
• 2 spôsoby odvolania a opätovného odoslania e-mailu v programe Outlook
• Ako pridať sviatky do kalendára programu Outlook
• Ako tlačiť e-mail z aplikácie Outlook Web & Desktop

4. Použite kategórie Outlooku

4.1 Priraďte k e-mailu kategórie programu Outlook

1. Choďte na Domov menu aplikácie Outlook.
2. Kliknite pravým tlačidlom myši na e-mail, kliknite na Kategorizovať a vyberte kategóriu z rozbaľovacej ponuky.
3. Po priradení môžete zobraziť farbu kategórie, ako aj názov kategórie v Kategórie stĺpec vašej doručenej pošty.

Podľa vyššie uvedenej metódy môžete jednoducho priradiť kategórie Outlooku jednej alebo viacerým správam. Pomôže vám to zamerať sa na správy súvisiace s kategóriou. V kategórii Práca sa môžete napríklad sústrediť a zaoberať sa správami súvisiacimi s prácou.

4.2 Pridajte kategóriu do udalosti v kalendári

1. Spustite aplikáciu Outlook na počítači.
2. Kliknite pravým tlačidlom myši na udalosť kalendára a vyberte Kategorizovať z rozbaľovacieho zoznamu a vyberte kategóriu. Ak nevidíte svoju preferovanú kategóriu, kliknite na Všetky kategórie.
3. Po výbere kategórie sa zobrazí názov kategórie a farba použitá na udalosť v kalendári.

Kategórie môžete použiť na svoje kontakty, plánované činnosti a ďalšie udalosti v počítačovej aplikácii Outlook alebo vo webovej aplikácii.

Ako triediť a filtrovať správy podľa kategórie?

1. Po priradení kategórie k svojim e-mailom môžete správy jednoducho zoradiť stlačením tlačidla Kategórie na vodorovnom paneli, ktorý sa zobrazí nad správami programu Outlook.
2. Pod Kategórie sekciu, môžete rozbaliť alebo zatvoriť určitú kategóriu pomocou malý trojuholník v hlavičke kategórie.

Vyššie uvedené kroky vám pomôžu triediť a filtrovať doručenú poštu programu Outlook kategoricky. Niektoré z dôležitých výhod funkcie kategórie v programe Outlook sú uvedené nižšie.

• Kategórie vám umožňujú rýchlo nájsť konkrétnu správu súvisiacu s konkrétnou témou
• Konkrétnu správu môžete jednoducho nájsť pohľadom na farbu kategórie, ak je ku kategórii priradená
• Svoju doručenú poštu v Outlooku môžete usporiadať tak, že k správam, udalostiam v kalendári alebo dokonca kontaktom priradíte kategóriu
• Kategórie sú pre používateľov výhodnejšie ako priečinky, keďže k správe môžete priradiť viacero kategórií
• Po priradení je ľahké ho kategorizovať
• Počet kategórií, ktoré môžete mať v programe Outlook, nie je obmedzený

To je od nás v tejto príručke. Môžete si pozrieť našu príručku, ktorá podrobne vysvetľuje, ako môžete vykonať a vyhľadajte prázdnu kategóriu v programe Outlook.

Máme tiež špeciálny návod, ako na to skontrolujte, v ktorom priečinku sa nachádza pošta programu Outlook. Môžete si tiež prečítať našu príručku, ktorá vám pomôže vyriešiť problém Outlook nepresúva e-maily do priečinka problém.

Neváhajte a dajte nám vedieť v komentároch nižšie, ak vám vyššie uvedená príručka pomohla s otázkou, ako vytvoriť a používať kategórie programu Outlook.